近年、新型コロナウイルスの感染拡大やテレワークの普及などの影響によりクラウドストレージサービスの需要が急激に増加中です。
いつでもどこからでもファイルにアクセスできることや、複数のユーザーが同時に同じファイルを操作できることなど、作業の効率化を考える上で、欠かせないサービスになっています。
この記事では、クラウドストレージサービスの中でも「Googleドライブ」に焦点をあて、「Googleドライブ」の概要から基本的な使い方、メリット・デメリットについて紹介します。
Googleドライブの理解を深め、業務効率化に役立てていただければ幸いです。
Google ドライブとは、Google社が提供するクラウドストレージサービスです。
Googleのアカウントを作成すれば、誰でも利用でき、パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスからすべてのファイルに安全にアクセスすることができます。
そのため、外出先や出張中にファイルの確認や編集が必要になった時でも、簡単にファイルにアクセスすることが可能です。
また、ユーザーを指定することで簡単にファイルやフォルダを共有し、複数のユーザーが同時に一つのファイルを編集することもできます。
ここでは基本的な使い方やファイルの共有方法、パソコン版Googleドライブを使った同期の方法について紹介します。
基本的な使い方としてファイルの作成やフォルダの作成方法について紹介します。
Googleドライブを使用するには、まずdrive.google.comにアクセスします。
Googleドライブのホーム画面が表示され、「推奨ファイル」として、最近開いたファイルや共有・編集したファイルなどが表示されます。
ログイン画面が表示される場合は、ご自身のGoogleアカウントを使用しログインをしてください。
また、Googleアカウントの作成をしていない場合は、右下のアカウント作成からアカウントを作成します。
Googleドライブにファイルをアップロードするには、左上の「+新規」のボタンから「ファイルをアップロード」を選択します。
ファイル選択画面が表示されますので、アップロードしたいファイルを選択しアップロードが可能です。
アップロードと同様に左上の「+新規」のボタンから「Googleドキュメント」、「Googleスプレッドシート」、「Googleスライド」、「Googleフォーム」を選択するとそれぞれのファイルの作成が可能です。
「その他」からは、独自の地図を作成できる「Google マイマップ」や、Web サイトを簡単に作成できる「Google サイト」など様々なファイルを作ることができます。
Googleドライブ上にフォルダを作成するには、左上の「+新規」のボタンから「新しいフォルダ」を選択し、名前を入力し作成ができます。
左のメニューからマイドライブをクリックすると、ホーム画面に作成したフォルダが表示され、ダブルクリックするとフォルダ内のファイルが表示可能です。
この状態で「+新規」から新しいファイルを作成すると、フォルダ内にファイルを作成することができます。
次にGoogleドライブでファイルを共有する方法について紹介します。
ホーム画面または、マイドライブ内にある共有したいファイルを選択し、共有アイコンをクリックするか、右クリックから「共有」をクリックします。
複数のファイルを選択したい場合はキーボードのShift キーを押したままファイルを選択することで、複数のファイルを共有することも可能です。
ここでは、ファイルを共有する方法として相手を指定する方法と、ファイルのリンクを使って共有する方法を紹介します。
手順1でファイルを選択し共有を選択すると入力画面が表示されるので、共有する相手のメールアドレスを入力。通知にチェックをいれ、必要に応じて相手へのメッセージを入力します。
メールアドレス入力欄の右にはプルダウンで「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」、「編集者」の中から共有相手の権限を選択することができます。
「閲覧者」は、ファイルへのアクセスのみ可能、「閲覧者（コメント可）」は、ファイルへのアクセスに加えコメントを追加することが可能です。
「編集者」は、ファイルの編集からコメントの追加、ファイルの共有までを行えます。送信ボタンを押すと相手にメッセージが送信されファイルが共有されます。
共有したいファイルを選択し、共有ボタンを押し、一般的なアクセスを「制限付き」から「リンクを知っている人全員」に変更します。
変更すると、共有相手の権限を選択の選択ができるようになるので、相手を指定してファイルを共有と同様に設定します。
リンクをコピーのボタンをクリックするとリンクがクリップボードにコピーされるので、共有したい相手にリンクを知らせることでファイルの共有が可能になります。
Googleドライブのパソコン版Googleドライブを使用するとGoogleドライブをパソコンと同期することができるようになります。
Googleのトップページの右上のGoogleアプリをクリックしGoogleドライブのページにアクセスします。
一番上のメニューのダウンロードページから「パソコン版ドライブをダウンロード」をクリックしインストールファイルをダウンロードし、パソコン版Googleドライブをインストールします。
パソコン版Googleドライブを開きログインを「使ってみる」から「ログイン」をクリックしGoogleアカウントを使用しログインします。
設定アイコンをクリックし、パソコン上のフォルダをクリックします。
Google ドライブと同期するまたは、同期されたフォルダ内のファイルに変更を加えると、ドライブに反映されます。
ここからは Google ドライブを使用する際のメリットやデメリットを紹介していきます。
Googleドライブのファイルは、パソコン、タブレットのどのデバイスからもアクセスすることができます。
オフラインアクセス機能を設定すれば、電車や飛行機での移動中や、ネット環境のない出先などでもドライブ内のファイルにアクセスが可能です。
GoogleドキュメントやスプレッドシートだけでなくMicrosoftオフィスのファイルなどにもアクセスできます。
Googleドライブでは、Gmailにも使用されているSSLというセキュリティプロトコルが採用されています。
パソコンやモバイル端末とサーバー間のデータを暗号化することで悪意のあるユーザーから盗難や改ざんを防ぐことができる仕組みです。これにより高いセキュリティを確保しています。
Googleドライブには、とても高度な検索機能が埋め込まれています。
ファイル名やファイル形式、アプリ名、ファイルの所有者などでも検索できるので目的のファイルを素早く見つけることが可能。また、AIが活用されており、探したいものを予測して最も関連性の高いファイルを候補として挙げる機能もあります。
Googleドライブでは15GBまでは無料でファイルを保存することができますが、この無料分の容量はGoogle Drive以外にGmail、Googleフォトと共用です。
そのため、Gmailを頻繁に使用する場合や、動画ファイルなどのサイズの大きいファイルを扱う場合にはすぐに容量がいっぱいになるかもしれません。
その場合、Google Workspace や、Google Oneなどの有料プランに加入する必要があります。
Googleドライブに限った事ではありませんが、システム障害などが発生するとドライブにアクセスすることができなくなります。
障害が発生するとファイルへのアクセスが一時的にできなくなるので、重要なファイルはバックアップをとることが必要です。
Googleドライブでは、共有ファイルごとに閲覧・編集可能なユーザーを選択できる機能があります。共有相手のメールアドレスを指定して行う方法や、ファイルのURLをコピーして相手に送ることでファイルの共有を行います。
しかし、指定するメールアドレスの誤りや、URLを間違った相手に送ることで情報漏えいの可能性があるので注意が必要です。
ここまで「Googleドライブ」の基本的な使い方からファイル共有の仕方、そのメリット・デメリットを紹介しました。
Googleドライブは、どこからでもファイルにアクセスできる業務を効率化する重要なツールとなっています。この記事を参考に、「Googleドライブ」を業務などで役立てていただければ幸いです。
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